Få koll på företagets fakturering – läs våra tips

Långa betalningstider och försenade betalningar orsakar mycket huvudbry – speciellt för småföretag. ”Bra kassahantering grundar sig på smidig och regelbunden fakturering samt på att företagets indrivningsprocesser och kreditpraxis är under kontroll”, påminner företagsfinansieringschef Kalle Lepola från Sparbanken.

Smidig och regelbunden fakturering är en av grundförutsättningarna för ett företags kassahantering. Men det finns flera utmaningar. ”Jag har stött på situationer där ofta större företag kräver längre betalningstider av sina underleverantörer. Flera av våra företagskunder har under 10 anställda och för dem orsakar långa betalningstider – ofta över en månad långa – kombinerat med försenade betalningar utmaningar”, berättar företagsfinansieringschef Kalle Lepola från kontoret i Somero.

Visst räcker pengarna alltid till för att betala de egna räkningarna?

”Det viktigaste målet för kassahantering är att se till att företagets egna pengar alltid räcker till för att upprätthålla affärsverksamheten. För att pengarna ska räcka till har följande punkter en nyckelroll: lämpliga betalningstider för kunder, regelbunden uppföljning av fakturornas betalning samt att man hittar rätt indrivningspraxis”, berättar Lepola.

Företagets egna räkningar samt fordringar borde vara i balans. Kalle påminner: ”Företaget borde sträva efter en situation där pengarna från kunderna landar på företagets konto före den egna räkningen till en leverantör eller underleverantör inom samma projekt förfaller.”

Regelbunden fakturering och sikte på e-fakturering

God kassahantering innebär att fakturorna skickas i tid och enligt god faktureringspraxis. Det här innefattar bland annat följande: informationen på fakturan ska var tydlig, betalningstiden ska vara tillräcklig och dröjsmålsräntan ska hållas inom lagens gränser. Det lönar sig att skapa en rutin för faktureringen så att den blir gjord. Företagaren kan till exempel bestämma sig för att alltid skicka fakturor på fredagar. På det här sättet blir faktureringen en konstant och regelbunden del av to do-listan.

Företag börjar allt mer använda sig av e-fakturering. E-fakturor försnabbar företagets egna faktureringsprocesser när man inte längre behöver beakta tiden för att fakturan ska hitta fram via posten. Om företaget inte själv kan skicka e-fakturor kan man be om hjälp från banken. Då slipper du springa till postlådan stup i kvarten.

Effektivisera faktureringen med hjälp av en bokföringsbyrå?

Som företagare lönar det sig alltid att fundera på om det lönar sig att göra något själv eller lösa det genom att outsourca. På det här sättet kan man fokusera företagets resurser på att utveckla till exempel försäljning. En bokföringsbyrå kan vara till stor hjälp vid faktureringen redan för ett litet företag.

”Det finns inga storleksbegränsningar för att anlita en bokföringsbyrå. Enligt mig lönar det sig också för mindre företag att använda sig av en utomstående partner om man känner att det inte är effektivt att ta hand om något själv. Olika aktörer kräver också allt oftare e-fakturor och en bokförare kan ta hand om det här för en kund. Antalet fakturor påverkar hur tungrodd faktureringen är och om det finns behov för utomstående hjälp”, summerar Lepola.

Indrivning hör till bra kassahantering – kom ihåg att börja snällt

När ett företag regelbundet följer upp kundernas betalningar behöver man inte vara rädd för stora överraskningar. Ett företag bör tänka över sin egen förtroendepolitik – alltså vem vill man sälja till, med hurdana betalningstider och med hur stor kredit.

Kalle uppmanar företagare att tänka noga på saken: ”Ibland går företagarna med på för mycket. Bra kunder får alltid längre och längre betalningstider och man litar på att fakturan kommer att betalas eftersom den alltid tidigare har betalats. Men vad händer när kunden för första gången låter bli att betala? Har företaget verkligen råd att ta smällen med tusentals eller kanske tiotusentals kreditförluster?”

”Jag har märkt att framförallt när företag fakturerar andra företag är tröskeln för indrivning rätt hög. Man vill inte göra någon arg. Så klart lönar det sig att beakta det här, så att ett långt samarbete inte bryts på grund av ett indrivningsbrev. Indrivning behöver inte heller betyda att man kontaktar utsökningen. Jag rekommenderar alla företag att börja snällt. Alltså om kundens faktura är obetald lönar det sig att börja med att greppa telefonen och ringa ett vänligt påminnelsesamtal till kunden och fråga varför betalningen är försenad”, tipsar Kalle.

Om den snälla indrivningen inte leder till resultat lönar det sig att bekanta sig med olika webbtjänster för indrivning.

Vill du diskutera mer om ditt företags kassahantering och fakturering? Ta kontakt så tar vi hand om bägge.

Artikeln hör till helheten "Intensivkurs för företagare”. Via helheten får du information om företagsfinansiering, kassahantering, juridiska frågor, att investera som företagare samt om hur företag brukar luras. Beställ intensivkursen till din e-post.