Rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kukin Säästöpankkiryhmän työnantajayhteisö
Teollisuuskatu 33
00510 Helsinki

Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Rekrytointirekisterin yhteystiedot

Tämä on Säästöpankkiryhmän yhteinen rekrytointirekisterin tietosuojaseloste, jolla kuvataan henkilötietojen käsittelyä kunkin rekisterinpitäjän omassa rekrytointirekisterissä.

 

1. Rekisterin nimi

Rekrytointirekisteri

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työhakemusten vastaanottaminen ja käsittely sekä rekrytointiprosessiemme hallinnointi. Käsittelemme palvelukseemme hakeneiden henkilöiden työnhakuprosessiin liittyviä tietoja tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi ja päätöksentekoa varten työtehtäviä täytettäessä.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

• oikeutettu etumme, joka perustuu tarpeeseen käsitellä henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin ja joka muodostuu siitä yhteydestä, joka syntyy välillemme
• antamasi suostumus, joka voidaan pyytää esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
  o henkilötietojen kerääminen suosittelijoilta
  o henkilötietojen käsittely soveltuvuusarvioinneissa
  o henkilötietojen käsittely lääketieteellisten testien suorittamisen yhteydessä

3. Henkilötietojen säilytysajat

Rekrytointiprosessissa kerättyjä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 24 kuukautta hakemuksen jättämisestä ja tietojen säilytysaika ilmoitetaan hakijalle selkeästi ennen hakemuksen tallentamista järjestelmään. Valitun työnhakijan osalta rekrytointiprosessin aikana kerätyt perustiedot ja muut työsuhteen kannalta olennaiset henkilötiedot siirretään sähköisesti henkilörekisteriin.

4. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme työnhakijarekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietojasi:

• perustiedot kuten nimi, syntymäaika, asiointikieli, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana;
• yhteystiedot kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, kotiosoitetiedot;
• hakemaasi työtehtävään liittyvät tiedot kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive, aloittamiseen liittyvät tiedot. Tarkemmat tiedot ilmenevät työnhakuilmoituksesta;
• työnhakuprosessin yhteydessä meille antamasi soveltuvuuden kannalta tärkeät tiedot ja muut tiedot itsestäsi, taustastasi ym. kuten valokuva, opiskeluun ja koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, luottamustoimet, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin sekä suosittelijat sekä suostumuksellasi tehdyn henkilöarvioinnin ja soveltuvuusarvioinnin tulokset ja näitä koskevat tiedot;
• rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä;
• mahdolliset muut tiedot, jotka olet itse vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai muutoin nimenomaisesti julkaissut ammatillisessa tarkoituksessa kuten LinkedIn-profiili tai erikseen suostumuksellasi keräämämme tiedot.

Henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme edetä työnhakuprosessissa.

5. Mistä saamme tiedot?

Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on työnhakija itse. Tiedot ovat joko itse antamiasi, havainnoimiamme tai antamiesi ja havainnoimiemme tietojen pohjalta päättelemiämme tietoja.

Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa henkilön suostumuksella (luottotietorekisteri ja suojelupoliisin mahdollinen turvallisuusselvitys). Käytämme tarvittaessa myös ilmoittamiasi suosittelijoita sekä rekrytointikonsultteja tietolähteenämme.

Jättämällä työhakemuksen annat luvan kerätä tietojasi ammatillisessa tarkoituksessa julkaisemastasi profiilista siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka.

6. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty ja saatu suostumustasi, kuten soveltuvuusarviointeja varten. Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten TE-toimistoille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.

Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Säästöpankkiryhmän muut yhtiöt saattavat toimia henkilötietojen käsittelyssä käsittelijänä HR-tukipalveluiden osalta. Lisäksi käytämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita seuraavien palveluiden osalta:

- HR- ja rekrytointipalvelut

- Rekrytointi- ja HR-järjestelmät: TalentAdore ja palkatun henkilön osalta Sympa

Olemme huolehtineet tietosuojastasi alihankkijoidemme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset. Yllä olevan listan lisäksi on mahdollista, että tietoja käsitellään lisäksi kehitysvaiheessa olevissa projektien osalta järjestelmissä, jotka pystytään nimeämään vasta myöhemmässä vaiheessa.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Säästöpankkiryhmän toimittajat ovat velvollisia toteuttamaan ja ylläpitämään asianmukaisia teknisiä, operatiivisia ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Toimittajan on otettava huomioon uusin tekniikka ja toteuttamiskustannukset, käsittelyn luonne, laajuus, asiayhteys ja tarkoitus sekä rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvat vaihtelevat riskit, sekä käsittelyn sisältämät riskit liittyen erityisesti tietojen siirtoon, tallentamiseen, vahingossa tapahtuvaan tai laittomaan tuhoamiseen, hävittämiseen, muuttamiseen, luvattomaan luovuttamiseen tai henkilötietoihin pääsyyn.

Toimittaja on käsittelijänä toimiessaan velvollinen noudattamaan käsiteltävien henkilötietojen ja käsittelyn laatuun ja luonteeseen suhteutettuja tarkoituksenmukaisia suojatoimenpiteitä. Tällaisia ovat esimerkiksi, järjestelmän suojaus palomuurein, käyttövaltuuksien hallinnointi, henkilötietojen pseudonymisointi ja kryptaus.

Järjestelmän luotettavuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus varmistetaan, testataan ja arvioidaan säännöllisesti.

Henkilötietoja sisältävien tietokantojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä työnhakijoiden tietoja. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia saamistaan tiedoista. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilö- ja soveltuvuustestauksen osalta.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä siltä osin, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Mikäli rekisteröity vastustaa käsittelyä, rekrytointiprosessia ei välttämättä voida jatkaa.

Oikeus poistaa suostumus

Rekisteröity saa milloin tahansa poistaa minkä tahansa antamansa suostumuksen.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, mikäli hän katsoo, että tietojen käsittely on lainvastaista tai käsittelemämme tiedot eivät pidä paikkaansa. Mikäli rekisteröity pyytää rajoittamaan käsittelyä, rekrytointiprosessia ei välttämättä voida jatkaa.

Valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että rikomme tietojen käsittelyllä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi).

9. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Säästöpankkiryhmän tietosuojavastaava

Säästöpankkiliitto osk

Postiosoite: Teollisuuskatu 33, 00510 Helsinki

sähköpostiosoite: tietosuoja@saastopankki.fi