Dataskyddsbeskrivning för rekryteringsregister

Personuppgiftsansvarig och den personuppgiftsansvariges kontaktuppgifter

Varje arbetsgivarsammanslutning i Sparbanksgruppen
Industrigatan 33
00510 Helsingfors

Kontaktpersoner för registerärenden

Detta är Sparbanksgruppens gemensamma dataskyddsbeskrivning för rekryteringsregistret, som beskriver behandlingen av personuppgifter i respektive personuppgiftsansvarigs eget rekryteringsregister.

1. Registrets namn

Rekryteringsregister

2. Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att ta emot och behandla arbetsansökningar och att administrera våra rekryteringsprocesser. Vi behandlar uppgifter relaterade till arbetsansökningsprocessen för personer som har sökt arbete hos oss för att möjliggöra nödvändiga kontakter och beslutsfattande gällande anställning.

Grunderna för behandling av personuppgifter är:

vårt berättigade intresse baserat på behovet av att behandla personuppgifter för rekryteringsändamål och som härrör från den kontakt som uppstår mellan oss
ditt samtycke, som kan begäras i till exempel följande situationer:

- Insamling av personuppgifter från referenser
- Behandling av personuppgifter i lämplighetsbedömningar
- Behandling av personuppgifter i samband med medicinska tester

3. Personuppgifternas lagringstid

Som regel lagras personuppgifter som samlats in under rekryteringsprocessen i 24 månader från det att ansökan lämnades in, och lagringstiden för uppgifterna meddelas tydligt till sökanden innan ansökan lagras i systemet. För den valda arbetssökanden överförs de grundläggande uppgifter som samlats in under rekryteringsprocessen och andra personuppgifter som är relevanta för anställningsförhållandet elektroniskt till personuppgiftsregistret.

4. Vilka uppgifter behandlar vi?

I samband med registret över arbetssökande behandlar vi följande personuppgifter om dig:

grundläggande uppgifter som namn, födelsedatum, kontaktspråk, användarnamn och/eller annan unik identifierare, lösenord;
kontaktinformation såsom privat e-postadress, privat telefonnummer, hemadressinformation;
information relaterad till det arbete du söker, såsom information om anställningsförhållandets form och kvalitet, samt information om den ansvarsperson som utsetts i arbetsansökan, löneanspråk, information om när arbetet inleds. Mer detaljerad information finns i arbetsansökan;
uppgifter som du har gett oss i samband med arbetssökningsprocessen och som är viktiga med tanke på lämpligheten och annan information om dig själv, din bakgrund mm., såsom fotografi, information om studier och utbildning, yrke, arbetshistoria (såsom arbetsgivare, anställningsförhållandets startdatum och längd och arbetsuppgifternas kvalitet), språkkunskaper, annan specialkompetens, förtroendeuppdrag, beskrivning av personliga egenskaper, olika intyg och bedömningar samt hänvisningar till portföljer, profiler eller andra källor som finns på internet samt referenser och resultaten av och informationen om den personbedömning och lämplighetsbedömning som utförs med ditt samtycke;
information om hur rekryteringsprocessen fortskrider, till exempel information om uppföljningsintervjun eller avbrytande av rekryteringsprocessen;
eventuell annan information som du frivilligt har lämnat i samband med arbetssökningsprocessen eller på annat sätt specifikt angett i yrkesmässigt syfte, såsom en LinkedIn-profil eller information som vi med ditt samtycke samlar in separat.

Att tillhandahålla personuppgifter är en förutsättning för att vi ska kunna fortsätta med arbetssökningsprocessen.

5. Varifrån får vi informationen?

Den primära informationskällan som lagras i registret är den arbetssökande själv. Informationen tillhandahålls antingen av dig, observeras av oss eller härleds från den information som tillhandahålls av dig och bedöms av oss.

Andra informationskällor används inom de gränser som föreskrivs i lag med personens samtycke (kreditupplysningsregister och eventuell säkerhetsutredning av skyddspolisen). Vid behov använder vi också dina referenser och rekryteringskonsulter som vår informationskälla.

Genom att skicka in en arbetsansökan godkänner du insamlingen av dina uppgifter från den profil som publicerats i yrkesmässigt syfte i den utsträckning som insamlingen av uppgifter är nödvändig och hör samman med att klara av arbetet, med hänsyn till den lediga tjänsten.

6. Överlämnande och överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Som regel lämnar vi inte ut information från registret till tredje part om inte ditt samtycke specifikt har begärts och erhållits, till exempel för lämplighetsbedömningar. Vi lämnar ut personuppgifter på ett sätt som är tillåtet och krävs enligt gällande lag till parter som har en laglig och/eller avtalsenlig rätt att få information från registret, till exempel AN-byråer. Vi kan också lämna ut information för andra ändamål i enlighet med finsk lag.

Vi behandlar uppgifterna själva och använder underleverantörer som arbetar för vår räkning vid behandling av personuppgifter. Sparbanksgruppens övriga bolag kan fungera som personuppgiftsbiträde för behandling av personuppgifter med avseende på HR-stödtjänster. Dessutom använder vi underleverantörer för behandling av personuppgifter för följande tjänster:

HR- och rekryteringstjänster
Rekryterings- och HR-system: TalentAdore och för den anställde, Sympa

Vi har tagit hand om ditt dataskydd med våra underleverantörer genom att ingå nödvändiga behandlingsavtal. Utöver ovanstående lista är det möjligt att uppgifterna också kommer att behandlas för projekt i utvecklingsfasen i system som endast kan namnges i ett senare skede.

7. Principerna för skydd av registret

Sparbanksgruppens leverantörer är skyldiga att genomföra och upprätthålla vederbörliga tekniska, operativa och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter. Leverantören ska beakta den senaste tekniken och implementeringskostnaderna, behandlingens art, omfattning, sammanhang och syfte samt de olika riskerna för de registrerades rättigheter och friheter, samt riskerna med behandlingen, särskilt med avseende på överföring, lagring, oavsiktlig eller olaglig förstörelse, kassering, ändring, obehörigt överlämnande eller tillgång till personuppgifter.

När leverantören agerar som personuppgiftsbiträde är leverantören skyldig att vidta lämpliga skyddsåtgärder som står i proportion till kvaliteten och arten av de personuppgifter som behandlas och behandlingen. Dessa inkluderar till exempel systemskydd med brandväggar, behörighetshantering, anonymisering av personuppgifter och kryptering.

Systemets tillförlitlighet, integritet, tillgänglighet och feltolerans säkerställs, testas och utvärderas regelbundet.

Endast de anställda hos den personuppgiftsansvarige som har rätt att behandla arbetssökandes uppgifter i sitt arbete har rätt att använda databaser som innehåller personuppgifter. Personer som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt om den information de får. Manuellt material förvaras i låsta förvaringsutrymmen.

8. Den registrerades rättigheter

Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kontrollera uppgifter som har sparats om hen i personregistret och rätt att kräva att felaktiga uppgifter rättas till och stryks. Begäran gällande ärendet ska lämnas personligen eller skriftligt till den under punkt 1 angivna personuppgiftsansvariges kontaktperson.

Rätt att återkalla samtycke

Den registrerade har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke med avseende på personlig testning och lämplighetstestning.

Rätt att invända mot behandlingen

I enlighet med dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att invända mot behandlingen av sina uppgifter i den mån behandlingen grundar sig på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse. Om den registrerade invänder mot behandlingen kan det hända att rekryteringsprocessen inte kan fortsätta.

Rätt att radera samtycke

Den registrerade kan när som helst radera sitt samtycke.

Rätt att invända mot behandlingen av uppgifter

Den registrerade har rätt att begära begränsning av behandlingen av hens uppgifter om hen anser att behandlingen av uppgifterna är olaglig eller att de uppgifter vi behandlar är felaktiga. Om den registrerade begär att behandlingen ska begränsas kan det hända att rekryteringsprocessen inte kan fortsätta.

Klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål om behandlingen av personuppgifter till en tillsynsmyndighet om hen anser att vi genom att behandla uppgifterna bryter mot gällande dataskyddslagstiftning. Tillsynsmyndighet är Dataombudsmannens byrå (https://tietosuoja.fi/sv/).

9. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

Sparbanksgruppens dataskyddsombud

Sparbanksförbundet anl

Postadress: Industrigatan 33, 00510 Helsingfors
e-postadress: tietosuoja@saastopankki.fi